Eine IT-Migration ist kein Wochenendprojekt. Aber mit der richtigen Vorbereitung wird aus einem komplexen Vorhaben ein planbarer Prozess. Diese Checkliste gibt Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Schritte – unabhängig davon, ob Sie Microsoft 365 ablösen, Ihre Cloud-Infrastruktur nach Europa verlagern oder auf Linux umsteigen wollen.

Phase 1: Bestandsaufnahme

Bevor Sie irgendetwas migrieren, müssen Sie wissen, was Sie haben. Klingt offensichtlich – wird aber regelmäßig übersprungen.

Software-Inventar erstellen: Welche Anwendungen sind im Einsatz? Lizenzen, Versionen, Nutzerzahlen dokumentieren.
Datenmengen erfassen: Wie viel Daten liegen in OneDrive, SharePoint, Exchange, Google Drive oder AWS S3? Wo gibt es Duplikate?
Abhängigkeiten identifizieren: Welche Systeme hängen voneinander ab? Active Directory, SSO, API-Integrationen, Makros, Plugins.
Kosten dokumentieren: Aktuelle Lizenzkosten, Cloud-Ausgaben, Support-Verträge – alles in einer Tabelle zusammenfassen.
Nutzungsverhalten analysieren: Welche Features werden tatsächlich genutzt? Oft sind es nur 20% der verfügbaren Funktionen.
Stakeholder identifizieren: Wer muss eingebunden werden? IT-Leitung, Geschäftsführung, Betriebsrat, Key User.

Phase 2: Zieldefinition & Alternativenauswahl

Was genau soll die Migration erreichen? Ohne klare Ziele wird jede Entscheidung zum Bauchgefühl.

Primäres Ziel definieren: Kostensenkung? DSGVO-Konformität? Digitale Souveränität? Vendor Lock-in beenden? Alles legitim – aber die Priorität bestimmt die Strategie.
Open-Source-Alternativen evaluieren: Nextcloud statt OneDrive, Collabora statt Word Online, Element statt Teams, Keycloak statt Active Directory. Nicht alles passt für jede Organisation.
Proof of Concept durchführen: Die neue Lösung in einer Testumgebung aufsetzen und mit echten Anwendungsfällen testen.
Hosting-Modell wählen: Selbst betreiben (On-Premise), europäischer Cloud-Anbieter (Hetzner, IONOS), oder Managed Hosting? Jedes Modell hat Vor- und Nachteile.
Budget und Zeitrahmen festlegen: Realistische Planung mit Puffer. Migrationen dauern fast immer länger als geplant.
Rollback-Strategie definieren: Was passiert, wenn etwas schiefgeht? Der Plan B muss stehen, bevor Tag 1 beginnt.

Phase 3: Vorbereitung der Datenmigration

Die eigentliche Datenmigration beginnt lange vor dem ersten Datentransfer.

Daten bereinigen: Veraltete Dateien, inaktive Konten und Duplikate vor der Migration entfernen. Weniger migrieren = schnellere Migration.
Ordnerstruktur planen: Die alte 1:1 zu übernehmen ist selten sinnvoll. Jetzt ist die Chance für eine aufgeräumte Struktur.
Berechtigungen dokumentieren: Wer hat Zugriff auf was? Diese Informationen gehen bei einer Migration leicht verloren.
E-Mail-Migration planen: Exchange/Gmail zu Open-Source-Mailservern ist die technisch anspruchsvollste Datenmigration. Postfächer, Kalender, Kontakte, Regeln.
Kommunikationsplan erstellen: Mitarbeiter frühzeitig informieren. Was ändert sich? Wann? Warum? Wo gibt es Hilfe?
Schulungskonzept entwickeln: Nicht erst schulen, wenn das neue System live ist. Vorher beginnen, mit den Key Usern anfangen.

Phase 4: Pilotphase

Nie alles auf einmal. Immer zuerst mit einer kleinen Gruppe testen.

Pilotgruppe zusammenstellen: 5–15 motivierte Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen. Mix aus technikaffin und weniger technikaffin.
Parallelbetrieb einrichten: Alte und neue Systeme laufen gleichzeitig. Niemand verliert den Zugriff auf seine Arbeit.
Feedback-Prozess etablieren: Tägliches kurzes Check-in in der ersten Woche, danach wöchentlich. Was funktioniert? Was nicht?
Probleme dokumentieren und lösen: Jedes Problem ist eine Chance, den Rollout für alle anderen zu verbessern.
Go/No-Go-Entscheidung treffen: Nach der Pilotphase ehrlich bewerten: Sind wir bereit für den breiten Rollout?

Phase 5: Schrittweiser Rollout

Abteilung für Abteilung, nicht Big Bang. Der Parallelbetrieb läuft weiter.

Rollout-Reihenfolge festlegen: Welche Abteilungen zuerst? Normalerweise dort beginnen, wo der Leidensdruck am größten oder die Komplexität am geringsten ist.
Datenmigration durchführen: Dateien, E-Mails, Kalender, Kontakte – in der geplanten Reihenfolge übertragen. Checksummen prüfen.
Schulungen durchführen: Vor dem Umschalttag, nicht danach. Praxisnah, an den tatsächlichen Arbeitsabläufen orientiert.
Helpdesk einrichten: Erste Wochen nach Umstellung: verstärkte Erreichbarkeit, kurze Reaktionszeiten, Geduld.
Alte Systeme nicht sofort abschalten: Mindestens 2–4 Wochen Parallelbetrieb nach Umstellung. Sicherheitsnetz.

Phase 6: Nachbetreuung & Optimierung

Eine Migration ist kein Projekt mit Endtermin – es ist der Beginn einer neuen IT-Ära.

Alte Lizenzen kündigen: Erst wenn der Parallelbetrieb beendet ist und alle Daten verifiziert sind. Fristen beachten.
Erfolgsmessung: Vorher-Nachher-Vergleich der Kosten. Nutzerzufriedenheit erfassen. Was lief gut, was kann besser werden?
Optimierungen umsetzen: Workflows anpassen, Automatisierungen einrichten, Performance tunen.
Langfristigen Support sicherstellen: Internes Know-how aufbauen oder externen Support-Vertrag abschließen.
Dokumentation aktualisieren: Neue Systeme, neue Prozesse, neue Ansprechpartner – alles dokumentieren.

Spezial: Microsoft 365 Migration Checkliste

Die häufigste Migration, die wir begleiten. Hier sind die spezifischen Punkte für den Wechsel von Microsoft 365 zu Open Source.

OneDrive → Nextcloud: Dateien exportieren, Freigaben dokumentieren, Nextcloud-Client auf allen Geräten einrichten.
Outlook → Thunderbird / SOGo: Postfächer (IMAP/EWS), Kalender (CalDAV), Kontakte (CardDAV) migrieren. Outlook-Regeln manuell übertragen.
Word/Excel/PowerPoint → Collabora / LibreOffice: Dokumente auf Kompatibilität prüfen. Komplexe Makros und Vorlagen anpassen.
Teams → Element / Mattermost: Chat-Historie exportieren (wenn möglich), Kanäle neu anlegen, Videokonferenz-Qualität testen.
SharePoint → Nextcloud + Wiki: Intranet-Inhalte übertragen, Workflows neu aufsetzen, Suchfunktion testen.
Azure AD → Keycloak / FreeIPA: Benutzerverzeichnis, Gruppen, SSO-Konfigurationen migrieren. Komplexeste Teilmigration.

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Wir begleiten die gesamte Migration – von der Bestandsaufnahme bis zum laufenden Betrieb. Kostenloses Erstgespräch in 15 Minuten.

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